Informační systémy ve zdravotnictví
3.16 Hromadná korespondence
Hromadná korespondence se používá, pokud častěji zasíláte stejný dopis (např. pozvánku) stejné skupině adresátů a potřebujete do textu umístit například konkrétní jméno a adresu, a ne jen obecné oslovení.
Před vlastním vytváření hromadné korespondence je dobré mít připraven soubor se seznamem adresátů uspořádaných do tabulky. Tabulka může být vytvořena v aplikaci MS Word nebo MS Excel, ale vždy musí být v souboru umístěna jako první objekt, který v první řádce bude obsahovat popisky sloupců. Dále je nutné mít vytvořen hlavní dokument, tedy dopis, který se bude rozesílat daným adresátům.
Hromadnou korespondenci lze využít i k tisku adres na štítky, obálky či zasílání emailů. Pro vytvoření dokumentu hromadné korespondence je určena karta Korespondence.
Při použití hromadné korespondence pro vytvoření dopisu jsou nezbytné tři základní kroky. Přiřazení tabulky s údaji adresátů k hlavnímu dokumentu, vložení odpovídajících polí s údaji tabulky do dokumentu a tisk dopisů.
Základní kroky k vytvoření dopisu pomocí HK
- Otevřete hlavní dokument (dopis) hromadné korespondence
- Na kartě Korespondence, ve skupině Spustit hromadnou korespondenci klikněte na tlačítko Vybrat příjemce a vyberte volbu Použít existující seznam …
- V zobrazeném okně Průzkumníka vyhledejte soubor s tabulkou adresátů a potvrďte tlačítkem Otevřít
- Postupně vložte všechna slučovací pole
-- Vložte kurzor do místa dokumentu, kam se bude umísťovat pole adresy
-- Ve skupině Zapsat a vložit pole klikněte na Vložit slučovací pole ‚ a vyberte vkládané pole
- Ve skupině Dokončit klikněte na tlačítko Dokončit a sloučit, vyberte volbu Tisk dokumentů
- V zobrazeném dialogovém okně Sloučit na tiskárnu potvrďte klávesou OK
- Zobrazí se dialogové okno pro výběr tiskárny – vyberte tiskárnu a potvrďte tlačítkem OK
Filtrování a výběr adresátů
Hromadnou korespondenci lze použít i tehdy, pokud potřebujeme vytisknout dopisy jen pro některé adresáty, kteří jsou uvedeni v tabulce. Adresáty můžeme určit ručním výběrem nebo nastavením logické podmínky filtru.
- Na kartě Korespondence ve skupině Spustit hromadnou korespondenci vyberte Upravit seznam příjemců „.
Ruční výběr adresátů
- V zobrazeném dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence vyberte příjemce pomocí zaškrtávacích políček †
Filtrování adresátů
- V zobrazeném dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence klikněte na tlačítko Filtr ‡
- Zobrazí se dialogové okno Definice dotazu, ve kterém nastavíte podmínky pro výběr adresátů
Proměnná pole
V hromadné korespondenci lze využít polí, která budou vkládat text podle daných pravidel. Jedná se o pole, jejichž obsah můžete změnit při tisku dopisů, nebo která mění svůj obsah automaticky podle pravidla daného obsahem záznamu tabulky.
- Na kartě Korespondence ve skupině Zapsat a vložit pole vyberte tlačítko Pravidla
Vyplnit…
Lze vložit pole, které před tiskem zobrazí dotaz a tisknout se bude vaše odpověď. Můžete tak například při každém tisku vkládat do dopisu jiný podpis, aniž byste museli zasahovat do hlavního dokumentu hromadné korespondence.
- Vyberte volbu Vyplnit…
- Vyplňte volby v zobrazeném dialogovém okně
-- Textové pole Dotaz – dotaz, který se zobrazí při spuštění tisku hromadné korespondence
-- Textové pole Výchozí text – text, který bude zobrazen v dokumentu před spuštěním tisku a který bude v průběhu tisku nahrazen
-- Zaškrtávací políčko Dotaz jen jednou – pokud políčko nebude vybrané, bude se dotaz zobrazovat tolikrát, kolik je adresátů
- Při spuštění tisku se zobrazí dialogové okno, ve kterém můžete přednastavený text změnit
Pokud … pak … jinak …
Pomocí tohoto pole můžete na základě určité podmínky vkládat do hlavního dokumentu jeden ze dvou textových výrazů. Například na základě určení pohlaví adresáta lze zvolit jeho oslovení.
- Vyberte volbu Pokud … pak … jinak …
- Vyplňte volby v zobrazeném dialogovém okně
-- Pomocí voleb v prvním řádku zadejte podmínku
-- Do prvního textového pole zadejte text, který bude vložen, je-li podmínka splněna
-- Do druhého textového pole zadejte text, který bude vložen, není-li podmínka splněna
